25/8/2025
חוק הגנת הפרטיות על יועצי המס – חובות, אתגרים והיערכות
האם גם יועץ מס עצמאי מחויב בחוק הגנת הפרטיות?
אילו סיכונים טמונים בשמירת דוחות כספיים ותלושי שכר בענן?
ומה המשמעות אם חלילה מתרחשת דליפת מידע?
חוק הגנת הפרטיות מחיל את דרישותיו הן על גופים ציבוריים והן על עסקים פרטיים בישראל, ובכללם משרדי ייעוץ מס ויועצי מס עצמאיים . החוק, יחד עם תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), מגדיר כללים ברורים כיצד יש לאסוף, לשמור ולהשתמש במידע אישי של אנשים במסגרת מאגרי מידע – לרבות חובות למנוע דליפות ושימוש לרעה במידע. משמעות הדבר היא שגם יועץ מס עצמאי המנהל קובצי לקוחות במחשב או בענן, חייב לוודא שעבודתו עומדת בדרישות החוק להגנת פרטיות לקוחותיו. להלן נפרט את תחולת החוק על יועצי מס, סוגי המידע הרגיש שבטיפולם, החובות העיקריות המוטלות עליהם, הסיכונים באי-עמידה בדרישות – וכיצד ניתן להיערך נכון בעזרת ליווי משפטי מקצועי.
תחולת חוק הגנת הפרטיות על יועצי מס
לזכות לפרטיות מעמד חוקתי בישראל, והיא מעוגנת גם בחוק יסוד: כבוד האדם וחירותו. חוק הגנת הפרטיות, תשמ”א-1981 הוא החוק המרכזי המסדיר זכות זו בחיי היום-יום, ובפרט קובע כללים לניהול מידע אישי במאגרים ממוחשבים. החוק אוסר פגיעה בפרטיות של אדם ללא הסכמתו, ומונה שורה של פעולות שייחשבו לפגיעה כזו. בין היתר, שימוש במידע שנמסר לצורך מסוים למטרה אחרת ללא רשות, או מסירת מידע אישי לצד שלישי ללא גילוי מתאים והסכמה – מהווים הפרת פרטיות אסורה . הוראות אלה חלות באופן מלא על פעילותם של יועצי מס: במסגרת עיסוקם, יועצי מס מקבלים מלקוחותיהם מידע אישי ורגיש לשם טיפול בענייני מס, ולכן עליהם להשתמש בו רק למטרה שלשמה נמסר ובהתאם להרשאה שנתן הלקוח. החוק גם מסמיך את הרשות להגנת הפרטיות לפקח ולאכוף את קיומן של דרישות אלו בכל ארגון, פרטי כציבורי.
חשוב להבהיר: גם משרד ייעוץ מס קטן או יועץ עצמאי אוסף ומנהל מאגר מידע אישי, ומשכך כפוף לחובות החוק. אין זה משנה אם המידע נצבר בקובצי מחשב, בתוכנה מקוונת או בתיקיות נייר – מרגע שמדובר בנתוני לקוחות שמוחזקים לצרכים עסקיים, חלות חובות חוקיות לשמור על הפרטיות והסודיות של המידע. זאת בנוסף לחובת הסודיות האתית שהלקוחות מצפים לה. במילים אחרות, כל יועץ מס חייב לראות בעצמו נאמן של המידע הפרטי של לקוחותיו, ולהגן עליו בהתאם לכללי הדין.
מידע אישי רגיש הנאסף ומנוהל בייעוץ מס
בעבודתו השוטפת, יועץ המס מתמודד עם היקף רחב של מידע רגיש אודות לקוחותיו. להלן דוגמאות לסוגי מידע אישיים ופיננסיים שיועצי מס אוספים ומנהלים מדי יום במסגרת השירות ללקוחות:
- פרטי זיהוי אישיים – בראשם מספרי תעודת זהות, ולעיתים גם עותקי ת.ז. או רישיונות.
- דוחות כספיים ודוחות מס – מאזני חברות, דו”חות רווח והפסד, דו”חות שנתיים לעצמאיים.
- תלושי שכר – מידע על משכורות, הטבות וניכויים של לקוחות שכירים.
- נתוני תשלומים ומידע בנקאי – פירוט תשלומי מיסים, מקדמות, החזרים, מידע על חשבונות בנק.
- הצהרות הון ונכסים – פירוט רכוש, נדל”ן, השקעות וכד’ בהצהרות הון תקופתיות.
- פרטי אשראי – מספרי כרטיסי אשראי ופרטי חשבונות לתשלום, אם נמסרו לצורך גבייה או תשלום אגרות.
- תכתובות פיננסיות – התכתבויות ודוא”ל עם הלקוח ועם רשויות המס המכילות מידע עסקי ואישי (למשל שאלות בירור, אישורים, הבהרות בנושאים כספיים).
מדובר במידע אישי בעל רמת רגישות גבוהה. פרטים על מצבו הכלכלי של אדם, על הכנסותיו ונכסיו, ואפילו זהותו ופרטי התקשרות עמו – כולם נתונים שמבחינת החוק נחשבים מידע אישי רגיש, ובוודאי שהלקוחות רואים בהם מידע פרטי ביותר. מידע כזה, לו יגיע לידיים הלא נכונות או ייחשף ללא הרשאה, עלול לגרום נזק חמור ללקוח (חשיפה כלכלית, גניבת זהות, אי נעימות אישית) ולחשוף את יועץ מס עצמו לסיכונים משפטיים כבדים . כך למשל, דליפת נתונים פיננסיים סודיים של לקוחות לרשת עלולה להוביל לתביעות מצד הלקוחות, לפגיעה אנושה בשם הטוב ובמוניטין של משרד ייעוץ המס, ואף לחשיפה של מידע עסקי רגיש למתחרים. בשל פוטנציאל הנזק העצום, חוק הגנת הפרטיות מחייב נקיטת אמצעים מיוחדים לשמירת סוג מידע זה בסודיות ובביטחון.
האחריות בשגרה היומיומית מול הלקוחות ורשויות המס
תפקידו של יועץ המס מציב אותו כממשק אמון בין הלקוח לבין רשויות המס. יועצי מס עובדים בצמוד לעסקים קטנים, לעצמאיים ואף ללקוחות פרטיים שכירים, ומייצגים אותם מול רשויות המס השונות (מס הכנסה, מע”מ, ביטוח לאומי). במסגרת זו הם מקבלים מהלקוחות מידע אישי ופיננסי רב, ומשמשים כמי שמעבדים אותו ומעבירים לרשויות דיווחים נכונים. האחריות המוטלת על היועץ היא כפולה: כלפי הרשויות – להגיש דיווחים מדויקים על בסיס המידע, וכלפי הלקוח – לשמור את המידע האישי והפיננסי שלו בסודיות מלאה ולהגן עליו לאורך זמן.
ראוי לזכור שלקוחות מפקידים בידי יועץ המס מידע רגיש מתוך אמון מקצועי ואישי. מערכת היחסים בין יועץ המס ללקוח בנויה על אמון, המבוסס בין היתר על שמירת פרטיותם של הנתונים שהלקוח חושף בפני היועץ . הלקוח מצפה שיועץ המס ינקוט אמצעים כדי שהמסמכים והמידע שהועברו אליו לא ידלפו ולא ייעשה בהם שימוש החורג ממה שנדרש לטיפול בענייניו. אמון זה אינו מסתיים עם הגשת הדוח או סגירת שנת המס – יועצי מס שומרים לרוב תיעוד ומסמכים של הלקוחות לאורך שנים (לצרכי ביקורת עתידית, התיישנות וכד’), ולכן חלה עליהם אחריות מתמדת להגן על המידע המאוחסן בארכיון המשרד.
בנוסף, בשגרת העבודה היומיומית יועצי מס פעמים רבות משתפים פעולה עם גורמים נוספים: רואי חשבון, חשבי שכר, עורכי דין, ומערכות ממוחשבות של רשויות המס. בכל ממשק כזה היועץ חייב לוודא שזרימת המידע נעשית באופן מאובטח ולגופים מורשים בלבד. לדוגמה, בעת הגשת דוחות דרך מערכת שע”מ של רשות המיסים, יש לוודא ששולחים רק את הנתונים הנדרשים ולגורם המוסמך. אם יועץ המס נעזר בצוות עובדים במשרדו, עליו להסדיר נהלי סודיות פנימיים – כך שרק העובדים הרלוונטיים ייחשפו לכל לקוח, ושגם הם יהיו מחויבים לשמור על פרטיות המידע. שמירה קפדנית על חובת הסודיות והגנת הפרטיות בכל אינטראקציה מקצועית היא חלק בלתי נפרד מאחריותו של יועץ המס, והיא חיונית הן לכיבוד זכויות הלקוח והן לבניית מערכת יחסים מקצועית יציבה עמו לאורך שנים.
חובות רגולטוריות על יועצי מס: אבטחת מידע, שקיפות והסכמה
חוק הגנת הפרטיות ותקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), תשע”ז-2017 שהותקנו מכוחו, מטילים על בעלי מאגרי מידע שורה של חובות פרוצדורליות ומהותיות להגנת המידע. התקנות, שנכנסו לתוקף במאי 2018, חלות על כל המגזר הישראלי ומחייבות כל ארגון ליישם אמצעי אבטחה מתאימים להגנה על מידע אישי במאגריו . עבור יועצי מס, המשמעות היא שיש למלא אחר שורת דרישות בתחומי רישום, אבטחה, ניהול מידע והגנת זכויות הלקוחות. להלן עיקרי החובות הרלוונטיות:
- רישום מאגר מידע: על פי החוק הקיים, בעל מאגר מידע המכיל מידע אישי חייב ברישום המאגר ברשות להגנת הפרטיות (ליד רשם מאגרי המידע) במקרים שנקבעו – למשל אם המאגר כולל מידע רגיש על אנשים, או מידע על יותר מ-10,000 איש וכד’. מאגרי לקוחות של יועצי מס לרוב מכילים מידע פיננסי רגיש על עשרות ומאות אנשים, ולכן נדרש היה בעבר לרשום אותם. נציין כי בשנת 2024 תוקן החוק באופן המצמצם את חובת הרישום וממוקד בעיקר במאגרים גדולים במיוחד ובגופים ציבוריים, אך עדיין מומלץ ליועצי מס לוודא אם המאגר שלהם כפוף לרישום או לחובת הודעה לרשות (למשל במקרה של מידע רגיש בהיקפים גדולים).
- שקיפות ללקוחות (חובת יידוע): חוק הגנת הפרטיות מחייב ליידע את האדם שממנו נאסף מידע אישי בנוגע לפרטי האיסוף והשימוש – מיהו בעל המאגר, לשם אילו מטרות ייעשה שימוש במידע, האם המידע יימסר לגורמים נוספים וכיו”ב. חובת גילוי זו, הקיימת בסעיף 11 לחוק, נועדה להבטיח שכל לקוח יהיה מודע לאופן הטיפול במידע עליו, וכך תתקבל הסכמה מדעת מצדו. יועץ מס צריך לוודא שכבר בעת קליטת לקוח חדש, למשל בטופס פתיחת תיק או בהסכם ההתקשרות, נמסרת ללקוח הודעת פרטיות בה מוסברים השימושים שייעשו במידע והזכויות הנתונות לו. שקיפות מלאה מונעת הפתעות ומבססת אמון, וכן נדרשת לפי הרגולציה (בעדכון תיקון 13 אף הורחבה חובת היידוע לדרישה לפרט בפני אדם מה המשמעות אם יסרב למסירת המידע).
- קבלת הסכמה: מעבר לעצם היידוע, חובה לקבל מהלקוח הסכמה לעיבוד המידע האישי שלו, אלא אם כן עיבוד המידע נעשה מכוח חובה חוקית. ברוב המקרים, עצם פניית הלקוח ליועץ מס והעברת פרטיו מהווה הסכמה להשתשמות במידע לצרכי הטיפול בענייניו מול רשויות המס. אך אם יועץ המס מעוניין לעשות במידע שימוש החורג מהמטרה המקורית (למשל, שימוש במידע לדיוור שיווקי ללקוח בעתיד), או אם ברצונו להעביר את המידע לצד שלישי שאינו מחויב מכוח חוק (למשל שיתוף מידע עם יועץ פנסיוני או גורם מקצועי אחר), עליו לקבל הסכמה ספציפית מן הלקוח לכך. ההסכמה צריכה להיות מפורשת ומודעת, בכתב או בצורה אחרת שתתועד, לאחר שהוסבר ללקוח למה נועדה ומה יקרה אם יסרב. ללא הסכמה כנדרש, שימוש חורג במידע אישי עלול להיחשב לפגיעה בפרטיות המפרה את החוק.
- נהלי אבטחת מידע וגיבוי: תקנות אבטחת המידע מחייבות כל בעל מאגר להגדיר וליישם נהלי אבטחה ארגוניים וטכניים לשמירת המידע. יועץ מס חייב לערוך מסמך הגדרות מאגר ונוהל אבטחת מידע למשרדו, שבו ימפו סוגי המידע במאגר, רמת הרגישות שלו, הסיכונים האפשריים ואמצעי ההגנה הננקטים. בכלל זה יש לכלול מדיניות סיסמאות, אמצעי הגנת סייבר (אנטי-וירוס, חומת אש), הצפנת מידע רגיש, התוויית נוהל גיבוי תקופתי של הנתונים, ועדכוני תוכנה שוטפים. יש לוודא ביצוע גיבויים שוטפים למסמכים ולקבצים (בשרת נפרד, בכונן חיצוני מאובטח או בענן מאובטח), ולבחון את הגיבויים מפעם לפעם כדי לוודא את שלמותם. כמו כן, על פי התקנות יש לקבוע נוהל טיפול באירוע אבטחה – מה עושים אם חלילה מתגלה דליפת מידע או פריצה למערכת – כדי להיות ערוכים לטיפול מהיר ולצמצום נזק.
- הגבלת גישה והרשאות: עקרון בסיסי בהגנת מידע הוא צמצום הגישה למידע אישי לעובדים שצריכים אותו בלבד. יועץ מס צריך לקבוע הרשאות גישה במערכות הממוחשבות: לכל משתמש (יועץ, פקידת משרד, מנהל חשבונות) תהיה גישה רק לתיקי הלקוחות הרלוונטיים לתפקידו. זאת באמצעות הגדרת משתמשים וסיסמאות אישיות במערכות הנהלת החשבונות/השכר, שימוש במנגנוני הזדהות מאובטחים, ונעילת מידע רגיש שלא לצורך (למשל הגנה בסיסמא על קובצי אקסל רגישים, או שמירת מסמכים אישיים בכספת פיזית). בנוסף, התקנות מחייבות לתעד גישות ושימושים במאגר ברמת מנהלים, ולשמור לוגים של פעולות רגישות – דרישה שרלוונטית יותר לארגונים גדולים, אך ראוי שגם משרדי ייעוץ מס ישמרו רישום בסיסי של מי ניגש למידע ומתי (למשל יומן גישה למסמכים חסויים).
- הסכמים עם ספקים חיצוניים: יועצי מס רבים נשענים על שירותים מספקי תוכנה חיצוניים – כגון תוכנות שכר, הנהלת חשבונות, שירותי אחסון בענן ואפילו שירותי מחשוב ו-IT. החוק מחייב שכאשר מידע אישי מועבר או נגיש לספק חיצוני לצורך עיבוד עבור בעל המאגר, ייחתם עם אותו ספק הסכם הגנת פרטיות וסודיות. בהסכם זה על הספק להתחייב לשמור על סודיות המידע, להשתמש בו רק למטרות שהוגדרו, לא להעבירו לאחר, וליישם אמצעי הגנה נדרשים . לדוגמה, אם יועץ המס משתמש בתוכנה בענן להנהלת חשבונות, עליו לוודא שיש לו חוזה או תנאי שימוש מול החברה המפעילה את התוכנה, הכוללים התחייבות שלה לעמידה בתקנות הגנת הפרטיות. באופן דומה, מול רואה חשבון חיצוני או כל יועץ משנה אחר שמקבל גישה למידע לקוחות – יש לעגן בהסכם חובת סודיות ואבטחת מידע. כמו כן, רצוי לוודא שספקי תוכנה מחזיקים בתעודות אבטחת מידע מוכרות (כגון תקן ISO 27001) ככל שניתן, או לעגן בהסכם את חובותיהם במקרה של אירוע אבטחה.
- יישום החובות הללו אינו רק דרישה חוקית פורמלית – אלא גם מנגנון לניהול סיכונים אחראי. כפי שצוין, מאגרי המידע שבידי יועצי מס הם “נכס” רגיש הטומן בחובו סיכון מקצועי משמעותי, והציות להוראות החוק יסייע גם במניעת אירועי דליפת מידע וגם בצמצום הנזק אם יתרחש אירוע כזה. יתרה מזו, עמידה בדרישות החוק משדרת ללקוחות שהמשרד פועל בשקיפות ובאחריות, ובכך מחזקת את אמון הלקוחות ואת המוניטין של יועץ המס כגורם מקצועי המקפיד על הגנת האינטרסים שלהם בכל מובן.
סיכונים וסנקציות באי-עמידה בדרישות החוק
אי-עמידה בחוק הגנת הפרטיות ובתקנותיו עלולה לחשוף את יועץ המס לשורה של סנקציות חוקיות כבדות, לצד נזקי מוניטין משמעותיים. ראשית, מבחינת אכיפה רשמית – הפרת חובות החוק עלולה להוביל לחקירה והליכים מצד הרשות להגנת הפרטיות. לרשות יש כיום סמכות לבצע חקירות מנהליות ואף פליליות, כולל ביקורות פתע במשרדי חברות ותפיסת חומרים דיגיטליים. במקרים חמורים במיוחד, הרשות יכולה להגיש כתבי אישום פליליים נגד הארגון ומנהליו , למשל אם נעשה שימוש בלתי חוקי במידע אישי. כמו כן, הרשות מוסמכת כיום (וביתר שאת לאחר תיקוני החקיקה האחרונים) להטיל קנסות מנהליים גבוהים – עד כדי מאות אלפי שקלים לכל הפרה משמעותית . בתיקון מתוכנן לחוק הוצע סכום קנס מנהלי מקסימלי של ₪800,000 להפרה בגוף עסקי , וסמכות ענישה זו נכנסת בהדרגה לתוקף. בנוסף, החוק מאפשר לבית משפט להוציא צו הפסקת עיבוד מידע או למחוק מאגר מידע שפעילותו מפרה את החוק – סנקציה שעשויה בעצמה לשתק את פעילות המשרד המפר.
זאת ועוד – מבחינת אחריות אזרחית, לקוחות שנפגעו מהפרת פרטיותם רשאים לתבוע את יועץ המס בתביעה נזיקית. החוק אף קובע במפורש שאדם שתPrivacy violation (some partial glitch?).
We might have a truncated piece. The final chunk got cut?
It ended mid-sentence: “החוק אף קובע במפורש שאדם שתPrivacy violation (some partial glitch?).”
It looks like some glitch happened at possibly when copying the Hebrew maybe. Possibly the word “שת” and then it ended. Maybe the final content didn’t fully get output due to a formatting or something like the character?
It might have encountered some limit or glitch. It’s likely incomplete as is. The last part was about civil suit. Possibly some encoding issue cause of Hebrew?
The partial at the end “החוק אף קובע במפורש שאדם שת” likely should continue with something about “שאדם שת פרטיותו הופרה זכאי לפיצוי ללא הוכחת נזק”.
We should fix that. Let’s scroll or see if it ended prematurely:
Maybe the final answer truncated. Possibly the platform cut off because of detection of an unusual sequence?
Given it ended in the middle of describing something, I need to see if it got truncated or if content beyond triggered a block.
It says “ Privacy violation (some partial glitch?)”
Possibly a content filter triggered erroneously because maybe the text had something?
Or it could be just a glitch from copying.
Let’s see if “תPrivacy violation” is a result of a content filter because “לא יועד” maybe flagged?
Alternatively, sometimes the interface might blank out if it thinks there’s a personal data or something? But not likely since all data is generic. Or the instruction said no revealing identity etc, but we didn’t mention any individuals. All general.
Maybe the word “שת” followed by something triggered a scanning. Possibly nothing, just a formatting error.
We should attempt to finalize the output properly. Could be just that the message was too long or system cut it off.
We should attempt to reconstruct and finalize properly.
We need to ensure the final answer is complete, especially with the CTA.
Let’s attempt to reprint or re-send the final piece.
Given that after “החוק אף קובע במפורש שאדם שתPrivacy violation (some partial glitch?).” the last part was supposed to cover:
- law allows civil suit up to 50k without proof (mentioned before in the plan to cite EBN).
- mention class actions.
- mention trust and reputation.
Then move to next section 6, 7, CTA which likely were not output.
So definitely truncated.
We should finish writing from where it cut off in the “סיכונים וסנקציות” section:
It cut in a word likely “אדם שתבע…”? Actually the phrase from EBN:
“החוק מאפשר הגשת תביעה אזרחית לפיצוי גם ללא הוכחת נזק – עד 50,000 ש"ח בגין כל פגיעה.”
We wanted to mention:
- Up to 50k without damage ,
- class actions possible for large scale breaches,
- intangible damage of lost trust and reputation.
It glitched after “שאדם שת” – maybe writing “שתPrivacy violation” is the glitch from some filter reading the code? Actually ‘Privacy violation’ maybe was a placeholder or inserted by some code?
Strange, maybe the system replaced text or truncated?
We do see “Privacy violation (some partial glitch?)” in the text. Possibly an automated message.
Maybe they thought something is a violation because I used something like ‘Sensitive data’ or something triggered? Perhaps because I wrote something like “yada privacy”?
Or the content reading thought I might be starting to output some personal or disallowed content, but shouldn’t be.
It might just be a system glitch, I’ll try to carefully reconstruct the rest and see if it prints.
Alternatively, maybe it’s a formatting issue with the citations or the “ without proof – up to 50k” including the dash and quotes maybe?
Let’s carefully attempt to finalize from that point onward.
We can break it into smaller parts to be safe:
We can output up to “החוק אף קובע…לפיצוי ללא הוכחת נזק – עד 50,000 ש"ח לכל מקרה .”
Then about class actions.
Then mention intangible damage.
Then do the next sections as new paragraphs if needed.
Let’s attempt to continue from “החוק אף קובע במפורש שאדם ש…” maybe rephrase:
We’ll say: “בנוסף, החוק מאפשר לנפגע פרטיות לתבוע פיצוי כספי גם ללא הוכחת נזק – בסכום של עד 50,000 ₪ לכל הפרה .” That covers that.
Then class action mention:
“כאשר כשל מערכתי מוביל לפגיעה רחבת-היקף (למשל דליפת מאגר שלם), ייתכנו גם תובענות ייצוגיות מצד קבוצת הנפגעים – מה שמעצים עוד יותר את החשיפה הכספית של המפר.”
Then intangible:
“מעבר לסיכונים המשפטיים, הפרת פרטיות חמורה משמעותה הפרת אמון הלקוחות. פגיעה כזו עלולה להבריח לקוחות קיימים ולפגוע אנושות במוניטין של יועץ המס כגורם מקצועי אמין. בשוק תחרותי, מקרה אחד של דליפת מידע אישי עלול ליצור רושם שלילי שילווה את המשרד שנים.”
This covers bullet 5 fully.
Now section 6 about digital systems:
We then continue with “## אתגרי הגנת הפרטיות בעבודה עם מערכות דיגיטליות”.
Yes add heading.
Then content:
“אין ספק שבעידן המודרני, גם יועצי מס מסתמכים על מערכות תוכנה ושירותים דיגיטליים למתן השירות. תוכנות כגון "חשבונית ירוקה", "ריווחית", מערכות ERP לניהול עסק, שירותי הנהלת חשבונות בענן ואפילו הפורטל הממשלתי (שע"מ) – כולם כלים שכיחים המייעלים את עבודת ייעוץ המס. שימוש במערכות אלה טומן בחובו אתגרי פרטיות ייחודיים: המידע הרגיש של הלקוחות נשמר על גבי פלטפורמות חיצוניות (לעיתים בענן, מחוץ לשרתי המשרד), והיועץ נשען על אבטחת המידע של ספקי אותן מערכות.
עם זאת, האחריות להגנת הפרטיות נותרת בסופו של דבר על כתפי יועץ המס גם בשימוש בכלים דיגיטליים. ראשית, חשוב לוודא שבוחרים להשתמש במערכות מוכרות ואמינות, בעלות סטנדרטי אבטחה גבוהים. מומלץ לקרוא את מדיניות הפרטיות ותנאי השימוש של שירותי ענן ותוכנות צד ג’ שבהם משתמשים, ולבחון כיצד הם שומרים על הנתונים. שנית, יש לתת את הדעת על מיקום אחסון הנתונים: אם המידע מאוחסן בשרתים מחוץ לישראל, יש לוודא שהדבר נעשה בהתאם למגבלות העברת מידע לחו"ל (למשל, החוק מתיר העברה למדינות עם רמת הגנה נאותה או בכפוף להסכמת הלקוח). שלישית, יש לנהל כראוי את הגישה למערכות הללו: להגדיר סיסמאות חזקות וייחודיות לכל מערכת, להפעיל אימות דו-שלבי (אם קיים), ולהקפיד על הסרת גישה לעובדים שעוזבים את המשרד. לבסוף, אין להניח שהמערכת החיצונית “דואגת להכל” – יועץ המס צריך לערוך גיבוי משלו למידע הקריטי (בנפרד מהספק), וכמובן להמשיך לעדכן את הלקוח במדיניות הפרטיות גם לגבי שימוש בכלים מסוג זה.
מערכות דיגיטליות הן ברכה לייעול העבודה, אך הן אינן מפחיתות מהחובה החוקית והמקצועית של יועץ המס לשמור על סודיות הנתונים. לקוח המוסר מסמכיו דרך מערכת ענן מצפה שיועצו וידא שהמידע מוגן שם כיאות. לכן על יועצי מס לשלב את התקנות וההנחיות של חוק הגנת הפרטיות בתוך אופן העבודה עם מערכות ממוחשבות, ולא לראות בהן “שטח הפקר” טכנולוגי. שימוש אחראי ומושכל בכלים דיגיטליים יכול דווקא להגביר את רמת ההגנה (למשל, ניצול פונקציות אבטחה מתקדמות המובנות במערכת) – כל עוד היועץ מנהל את הסיכונים ומפקח על עמידת הספקים בחוק.
חשיבות הליווי המשפטי וההיערכות המקדימה
המציאות הרגולטורית בתחום הגנת הפרטיות מורכבת ומתעדכנת ללא הרף. יועץ מס, שמומחיותו היא בדיני המס, אינו צפוי להכיר לעומק את מלוא הדרישות של חוק הגנת הפרטיות – אך התוצאות של אי-עמידה בהן עלולות להיות הרסניות לעסק. משום כך, קריטי להסתייע בליווי משפטי מקצועי כדי להיערך כראוי. עורך דין המתמחה בהגנת פרטיות ואבטחת מידע יכול לספק ליועץ המס את התמיכה הבאה, בין היתר:
• מיפוי פערים וייעוץ פרטני: ביצוע סקירת Privacy של פעילות המשרד, זיהוי סוגי המידע הנאסף והסיכונים, ובדיקת העמידה הנוכחית בדרישות החוק. על בסיס זה יינתנו המלצות כיצד לגשר על פערים ולשפר תהליכים.
- ניסוח מסמכים משפטיים נדרשים: הכנת מדיניות פרטיות בהירה למשרד (למסירה ללקוחות), ניסוח טפסי הסכמה ואישורי סודיות ללקוחות ולספקים, ועד להכנת נהלי אבטחת מידע פנימיים התואמים את חוק הגנת הפרטיות והתקנות.
- הטמעת נהלים והדרכות לצוות: סיוע בהגדרת נהלי עבודה מאובטחים במשרד – למשל נוהל שימוש בדוא”ל לשליחת מידע רגיש, נוהל ניקוי מידע בסיום טיפול, תוכנית גיבויים – וכן הדרכת העובדים ליצירת מודעות לנושא. הדרכה פרואקטיבית של הצוות תורמת משמעותית להפחתת סיכוני טעויות אנוש והדלפות .
- ניהול הרשאות ובקרות: ייעוץ בארגון נכון של ניהול ההרשאות במערכות המידע, קביעת אחראי פנימי לנושא הפרטיות (בארגונים גדולים יותר ייתכן צורך למנות ממונה הגנת פרטיות רשמי), וקביעת לוחות זמנים לביקורות תקופתיות על מערך ההגנה . פיקוח שוטף ועדכוני ביקורת מונעים מצב שבו הפרות נמשכות זמן רב ללא זיהוי.
- עדכון שוטף והתאמה לשינויים: שמירה על קשר רציף עם מומחים מאפשרת להתעדכן בשינויי חקיקה (כגון תיקון 13 שהוזכר) ובהנחיות חדשות שמפרסמת הרשות להגנת הפרטיות, ולבצע התאמות נדרשות בעבודת המשרד בזמן אמת. כך המשרד נמנע מהפתעות לא נעימות ומבטיח שתמיד יהיה צעד אחד לפני הדרישות.
בסופו של יום, ליווי משפטי בתחום הפרטיות הוא השקעה בביטחון העסק: הוא מפחית את הסיכון לקנסות ולתביעות, מגן על שמו הטוב של יועץ המס, ואף יוצר הזדמנות שיווקית בכך שהמשרד יכול לפרסם עצמו כמי שמקפיד על סטנדרטים גבוהים של אתיקה והגנת המידע של לקוחותיו. בהתאם לכך, יותר ויותר משרדים רואים בציות לתקנות הגנת הפרטיות לא רק “נטל רגולטורי” אלא חלק בלתי נפרד מאיכות השירות ללקוח.
קריאה לפעולה – הגנה על המידע שלכם עם דורון, טיקוצקי ושות’
משרד דורון, טיקוצקי ושות’ מתמחה בליווי יועצי מס ומשרדי ייעוץ מס בהתאמה לדרישות הרגולציה בתחום הגנת הפרטיות. אנו מציעים מעטפת שירותים משפטיים מקיפה, הכוללת: ביצוע אבחון ראשוני של מאגרי המידע והנהלים במשרדכם, ייעוץ פרטני כיצד לעמוד בדרישות חוק הגנת הפרטיות והתקנות, ניסוח מסמכי מדיניות, טפסי הסכמה והסכמי סודיות המותאמים לעסק שלכם, הדרכת צוות העובדים לגבי עבודה נכונה תחת הכללים החדשים, וליווי שוטף כמומחים חיצוניים (DPO-as-a-Service) בהתאם לצורך.
אל תחכו לאירוע דליפת מידע או לביקורת פתע של הרגולטור. אנו מזמינים אתכם לפנות אלינו עוד היום לייעוץ משפטי מקצועי בתחום הגנת הפרטיות. עם המומחים של דורון, טיקוצקי ושות’ לצידכם, תוכלו להמשיך להתמקד בעבודת ייעוץ המס המקצועית שלכם בראש שקט – בידיעה שהמידע האישי של לקוחותיכם מוגן, והעסק שלכם פועל בהתאם לחוק ולסטנדרטים הגבוהים ביותר. זהו הצעד הנכון להבטחת אמון לקוחותיכם, צמצום סיכונים, ושמירה על מוניטין המשרד לשנים הבאות.
משרד דורון, טיקוצקי ושות’ מלווה יועצי מס ומשרדים חשבונאיים בהטמעת נהלים, ניסוח מדיניות פרטיות והסכמים עם ספקים, והכשרה לצוות – כדי להבטיח עמידה בדרישות החוק, למנוע קנסות ותביעות, ולשמור על אמון הלקוחות.
הגנת הפרטיות היא כבר לא נושא שניתן להתעלם ממנו – היא חלק בלתי נפרד מהמציאות העסקית בענף ייעוץ המס. פנו אלינו, ותנו לנו לסייע לכם לנווט בבטחה בעולם רגולציית הפרטיות, לטובתכם ולטובת לקוחותיכם.
חיפוש
סגור
