25/8/2025
חובת ניסוח מדיניות פרטיות – אחריות משפטית לבעלי אתרים
האם האתר שלך עומד בחוק הגנת הפרטיות החדש? האם ניסוח מדיניות פרטיות לא מדויק עלול לחשוף אותך לקנסות ותביעות ייצוגיות? ומה בעצם חייב להופיע במסמך כדי להגן גם על המשתמשים וגם על העסק שלך?
מדיניות פרטיות ברורה היא לא רק “עוד מסמך” – היא אבן יסוד בחוויית משתמש אמינה ומוגנת, ומוכיחה שהעסק שלכם פועל בשקיפות ובאחריות מול הלקוחות. כל עסק או אתר האוסף מידע מזהה (למשל שמות, פרטי קשר, הרגלי שימוש וכד’) חייב לנסח מדיניות פרטיות ולעדכן בה את הגולשים על שימושי המידע . בהמשך נפרט בדיוק מה חייב להופיע במדיניות זו לפי החוק בישראל, וכיצד לעשות זאת בצורה המקצועית ביותר.
מה חייב להופיע במדיניות הפרטיות על פי החוק?
חוק הגנת הפרטיות (לאחר תיקון 13 משנת 2024) ותקנות אבטחת המידע מכתיבים שורה של פרטים שהעסק חייב לכלול במדיניות הפרטיות שמפורסמת לציבור. להלן המרכיבים העיקריים הנדרשים:
- חובת/רשות מסירת המידע: ציון האם האדם מחויב על פי חוק למסור את המידע המבוקש, או שמסירת המידע תלויה ברצונו ובהסכמתו (כלומר, וולונטרית) . יש לפרט גם מה קורה אם מסרבים למסור מידע – למשל האם השירות לא יינתן במקרה כזה .
- מטרת איסוף המידע: תיאור מפורש של כל המטרות שלשמן מבוקש ונאסף המידע האישי. המשתמש צריך להבין באופן שקוף למה הנתונים שלו משמשים.
- סוגי המידע הנאסף: פירוט של אילו סוגי מידע אישי נאספים במסגרת האתר או השירות (לדוגמה: פרטי זיהוי, פרטי יצירת קשר, מידע פיננסי, נתוני שימוש, כתובת IP וכיו”ב). מידע זה חשוב כדי שהמשתמש יבין בדיוק אילו נתונים עליו לספק ומה נאסף עליו ברקע .
- מסירת מידע לצדדים שלישיים: יש לציין לאילו גורמים יימסר המידע האישי שלכם ומה מטרות המסירה. כלומר, מי אותם צדדים שלישיים (כגון ספקי שירות, שותפים, פלטפורמות פרסום) שעלולים לקבל גישה למידע, ובאילו תנאים.
- זהות ופרטי בעל המאגר: פרטים מזהים של בעל מאגר המידע (הגורם שאוסף ושולט במידע) ודרכי יצירת הקשר איתו . לרוב מדובר בשם החברה או העסק המפעיל את האתר, כתובת, אימייל ליצירת קשר ופרטי קשר נוספים. המשתמש זכאי לדעת בידי מי שמורים פרטיו.
- זכויות נושאי המידע: הבהרה על זכויות המשתמש ביחס למידע האישי שלו, כפי שהחוק בישראל מקנה – בעיקר זכות העיון (זכות לקבל עותק מהמידע שנשמר עליו) וזכות התיקון (לתקן מידע שגוי) . יש ליידע את המשתמש שקיימות זכויות אלה ולעדכן כיצד ניתן לממשן.
- תקופת שמירת המידע: אף שהחוק במפורש מדגיש זכאות המשתמש לדעת “מתי יימחק המידע”, מומלץ מאוד למדיניות לכלול הסבר תוך כמה זמן יימחק או יהפוך אנונימי המידע שנאסף . החוק והתקנות מעודדים צמצום שמירת מידע לזמן הדרוש בלבד, ולכן עליכם לציין למשך כמה זמן תשמרו נתונים אישיים (לדוגמה: “פרטים יימחקו כשכבר אינם נחוצים למטרה שלשמה נאספו, או כעבור פרק זמן שנקבע לפי דין”).
אלה הם רכיבי החובה המרכזיים. בפועל, המדיניות צריכה לשקף בצורה ברורה את כל ההיבטים הללו. בהמשך נעמיק בכל אחד מהסעיפים, ונסביר כיצד נכון להציג אותו במדיניות. נביא גם דוגמאות בנוסח פשוט לכל סעיף, כדי שתדעו כיצד לנסח זאת בצורה ידידותית למשתמש.
פירוט רכיבי מדיניות הפרטיות החיוניים
בפרק זה נפרט כל רכיב ורכיב שמדיניות פרטיות טובה ומצייתת לחוק צריכה לכלול, תוך מתן הסברים וטיפים לניסוח.
חובת מסירת מידע והשלכות הסירוב
ראשית, חשוב לפתוח בהבהרה האם חובה על המשתמש לספק את המידע או שזוהי בחירה שלו. לרוב, בישראל אין חובה חוקית כללית למסור מידע אישי – והמסירה נעשית בהסכמה חופשית של המשתמש. את זאת יש לומר במפורש. בנוסף, יש לפרט מהן ההשלכות אם המשתמש מסרב למסור מידע: למשל, ייתכן שללא פרטים מסוימים לא תוכלו לספק שירות מסוים או שלא יתקבלו עדכונים שביקש. שקיפות בנושא זה נדרשת כדי שהמשתמש יבין את הבחירה שבידיו ואת תוצאותיה.
טיפ לניסוח: אפשר לנסח סעיף זה בצורה מרגיעה: לדוגמה, “אין חובה חוקית למסור לנו מידע אישי – הדבר נתון לרצונך. עם זאת, אם תחליט שלא לספק מידע מסוים, ייתכן שלא נוכל להעניק לך חלק מהשירותים (כגון משלוח עדכונים או ביצוע רכישה)”. ניסוח כזה מדגיש שהבחירה בידי המשתמש, אך מבהיר באופן הוגן את המשמעות.
מטרות איסוף ושימוש במידע
על פי החוק, יש לפרט במדיניות את כל המטרות שלשמן המידע נאסף ומעובד . יש לשאול: למה אנחנו מבקשים מהמשתמש את פרטיו? ייתכן והמטרות כוללות, למשל: מתן השירות המבוקש (כגון משלוח מוצר או פתיחת חשבון), שיפור חוויית המשתמש והתאמת תכנים, שליחת עדכונים שיווקיים (אם ניתנה הסכמה), ניתוח סטטיסטי ופילוח לשם שיפור האתר, עמידה בדרישות חוק ועוד. חשוב לא להשאיר מטרות “סמויות” – אלא לגלות למשתמש את כל שימושי המידע הצפויים, גם כאלה שאולי נראים מובנים מאליהם.
לדוגמה, תיקון 13 לחוק מדגיש שחובה לפרט את מלוא המטרות כדי שהאדם ידע למה לצפות שייעשה במידע שלו . ניסוח מומלץ יכול להיות ברור ובלשון פעילה.
דוגמה לנוסח בהיר: “אנו משתמשים במידע האישי שאתה מוסר לנו כדי לספק לך את השירותים שביקשת ולשפר את חוויית השימוש שלך באתר. למשל, נשתמש בכתובת האימייל שלך כדי לשלוח לך עדכונים על מצב הזמנה, ובנתוני הגלישה שלך כדי להתאים עבורך תוכן רלוונטי.”
נוסח כזה מסביר במילים פשוטות ובגוף ראשון למה המידע נדרש וכיצד הוא מסייע לשירות, ללא ניסוחים משפטיים מורכבים. ניתן כמובן לפרט בנקודות את כלל המטרות אם יש רבות, אך חשוב לשמור על שפה מובנת.
סוגי המידע הנאסף
בסעיף זה תתארו אילו פרטי מידע אישי אתם אוספים מהמשתמשים. שקיפות מלאה מחייבת אתכם לוודא שהמשתמש מודע בדיוק אילו נתונים נאספים עליו. לרוב, מקובל לחלק זאת לפי קטגוריות:
- פרטי זיהוי ויצירת קשר: שם פרטי ושם משפחה, דוא”ל, מספר טלפון, כתובת למשלוח וכד’.
- פרטי חשבון: שם משתמש, סיסמה (אם נרשמים באתר).
- פרטים פיננסיים: במקרה של רכישות – מספר כרטיס אשראי (במידה ומוזן באתר) וכיו”ב, תוך הבהרה שאמצעי התשלום מעובדים בהתאם לתקנים (אם רלוונטי).
- נתוני שימוש וטכנולוגיה: כתובת IP, סוג הדפדפן, דפי האתר בהם ביקרת, קבצי Cookies וכד’ (נתונים הנאספים אוטומטית בעת הגלישה).
- מידע אחר שהמשתמש מספק מרצונו: למשל שדות “הערות” או תוכן פניות שהגולש ממלא.
חשוב להדגיש שכל המידע הנאסף הוא רק מה שהמשתמש מוסר ביודעין או נאסף באופן אוטומטי טכני. אין לאסוף מעבר לכך ללא ידיעת המשתמש. התקנות אף מחייבות בעלי מאגרים לתעד לעצמם אילו סוגי מידע הם מחזיקים ולהגביל את האיסוף לנדרש בלבד – ולכן הצגת הרשימה הזו במדיניות היא חלק מהעיקרון של שקיפות וצמצום איסוף המידע.
דוגמה לנוסח ידידותי: “אילו מידע אנחנו אוספים? כאשר אתה משתמש באתר או מבצע הזמנה, אנו אוספים פרטים כגון שמך, כתובת דוא"ל, מספר טלפון וכתובת למשלוח. בנוסף, מערכת האתר שומרת נתונים טכניים (כגון כתובת IP ומידע על הדפדפן) כדי לשפר את אבטחת השירות וחוויית המשתמש.”
נוסח זה מבהיר בפשטות מה בדיוק נאסף, ומדוע (בשימוש במונחים לא-טכניים מדי עבור המשתמש הממוצע).
מסירת מידע לצדדים שלישיים
החוק מחייב אתכם לגלות למשתמשים האם ולאן המידע שלהם מועבר מעבר לחברה שלכם. סעיף זה במדיניות צריך לפרט: מי הם אותם צדדים שלישיים שעשויים לקבל את המידע האישי, ובאיזה הקשר. למשל:
- ספקי שירות טכני: חברת אחסון אתרים, שירות גיבוי נתונים בענן, ספק מערכת דיוור אלקטרוני, שירותי ניתוח תנועה (כגון Google Analytics) – אשר מקבלים גישה לנתונים רק לצורך תפעול האתר ושיפורו.
- שותפים עסקיים: אם יש לכם שיתופי פעולה שבהם מועבר מידע (למשל תוכנית שותפים, משלוחים באמצעות חברת שליחויות חיצונית שתקבל את פרטי הקונה, וכו’).
- פלטפורמות פרסום וטארגוט: למשל, שימוש בפיקסלים או עוגיות של רשתות חברתיות (Facebook Pixel, Google Ads) שעשויים להעביר מידע על פעילות המשתמש לצורכי פרסום ממוקד.
- גופים רגולטוריים או אכיפה: יש לציין שהמידע עשוי להימסר גם אם תחויבו לכך על פי דין (למשל לרשות המיסים, לבית משפט בצו וכד’). סעיף כזה מעניק כיסוי למקרים החוקיים הללו.
חשוב להבהיר שהמידע לא נמכר או נמסר לכל דורש. עדיף לנסח שאתם משתפים מידע רק עם גורמים הכרחיים, ורק במידה הדרושה למטרות שתוארו. לדוגמה, אפשר לציין: “אנו לא נעביר את פרטיך האישיים לצדדים שלישיים, למעט לספקי שירות הפועלים מטעמנו והזקוקים למידע כדי לאפשר את השירות (כמו חברת שליחויות לצורך הובלת המוצר אליך)”. בכך המשתמש מבין שהמידע שלו לא יוצא משליטתכם אלא במקרים מוגבלים ומפוקחים.
הטון כאן צריך להיות מרגיע ואינפורמטיבי: פרטו מי מקבל מה, ומדוע, כך שלא ייווצר חשש ש”המידע שלי מסתובב בכל מקום”. למעשה, אחת המטרות של דרישת החוק הזו היא להגביר את האמון – כשהמשתמש יודע בדיוק לאן הנתונים מגיעים , הוא ירגיש בנוח יותר לשתף אותם.
דוגמה לנוסח ברור: “אנחנו לא מוכרים ולא מעבירים את המידע האישי שלך לגורמים מסחריים חיצוניים. אנו משתפים גישה למידע עם גורמים חיוניים בלבד לצורך תפעול השירות – למשל, חברת האחסון של האתר רואה מידע לצורך שמירתו בשרתים מאובטחים, וחברת שליחויות מקבלת את שמך וכתובתך כדי למסור את ההזמנה. גורמים אלו מחויבים לשמור על סודיות המידע ולא לעשות בו שימוש אחר.”
נוסח כזה מפרט בשפה פשוטה מי מקבל את המידע ומרגיע שהשימוש מוגבל ומאובטח.
זכויות נושא המידע (זכויות המשתמש)
החוק הישראלי מגדיר למשתמשים (נושאי המידע) מספר זכויות בסיסיות בנוגע למידע האישי שלהם, שהמדיניות צריכה להזכיר ולאפשר את מימושן:
- זכות עיון במידע: הזכות לקבל מאת בעל המאגר אישור האם מידע לגבי אותו אדם שמור במאגר, ולעיין במידע זה. בפועל, המשמעות היא שמשתמש רשאי לפנות אליכם ולבקש לדעת איזה מידע שמור עליו במערכותיכם, ואף לקבל העתק ממנו. עליכם לאפשר זאת במסגרת הזמן הקבוע בחוק.
- זכות תיקון מידע: הזכות לבקש תיקון או עדכון של מידע אישי אם נמצא שאינו נכון, מלא או מעודכן. למשל, אם משתמש מגלה שכתובת האימייל שלו במערכת שגויה, או שמספר הטלפון שלו השתנה – עליו להיות מסוגל לפנות ולתקן זאת.
- זכות מחיקה (“להישכח”): יצוין כי תיקון 13 לחוק לא הוסיף בישראל זכות כללית למחיקת מידע כפי שקיימת ב-GDPR (ה”זכות להישכח” האירופית). לכן אין חובה משפטית גורפת למחוק מידע לבקשת אדם, אלא במקרים ספציפיים (למשל, אדם יכול לבקש להסירו מרשימת דיוור שיווקית על פי חוק הספאם). עם זאת, כצעד שירותי, יש עסקים שבכל זאת מאפשרים למחוק מידע לבקשת משתמש אם אין צורך עסקי או חוקי לשומרו. אפשר לציין במדיניות: “לבקשתך, ואם אין חובה משפטית להמשיך ולשמור את המידע, נמחוק מידע אישי מזהה אודותיך”. זה לא מזיק לציין, אך אינו נדרש בחוק הישראלי כרגע.
כדי לעמוד בדרישות, המדיניות צריכה לכלול ניסוח המיידע את המשתמש בקיום זכויותיו, ואת האופן למימושן. מקובל להוסיף הוראות בסגנון “למימוש זכות העיון או התיקון, יש לשלוח בקשה בכתב לכתובת X ואנו נפעל בהתאם לחוק לתת מענה”. ודאו לציין את פרטי ההתקשרות לצורך פניות אלו (עוד על כך בסעיף הבא). בנוסף, תיקון 13 העלה משמעותית את הקנסות והסיכונים במקרה של אי-כיבוד זכויות אלה – כך שיש חשיבות עליונה לכך שתהליכים אלו לא יהיו רק “על הנייר” במדיניות, אלא שמישהו בחברה יהיה ערוך לטפל בהם כראוי.
דוגמה לנוסח ידידותי בסעיף זכויות: “זכויותיך: בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, כל אדם רשאי לעיין במידע האישי עליו במאגר שלנו. אם תבקש לעיין במידע אודותיך, נשמח למסור לך אותו. כמו כן, אם גילית שהמידע שאצלנו אינו נכון או מעודכן, יש לך זכות לבקש את תיקונו או מחיקתו. כדי לממש זכויות אלו, כל שעליך לעשות הוא לפנות אלינו בבקשה בכתב – ראו פרטי קשר בהמשך – ואנו נטפל בפנייתך בהקדם בהתאם לחוק.”
שימו לב לנימה הידידותית והבלתי-פורמלית יחסית – אנו “נשמח למסור לך”, “כל שעליך לעשות הוא לפנות אלינו”. זה נותן תחושה שהחברה לא רואה בבקשות אלו מטרד אלא חלק מהשירות. כמובן, אחרי שמבטיחים זאת במדיניות, חשוב לעמוד במילים גם במציאות ולענות במועדים הקבועים בתקנות (21 יום לבקשת עיון, 30 יום לתיקון).
תקופת שמירת המידע
סעיף זה אמנם אינו מוזכר במפורש כרכיב חובה בחוק היבש, אך הוא נעשה לסטנדרט חשוב במדיניות פרטיות, במיוחד לאור תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). התקנות מחייבות למחוק מידע אישי כשאין בו עוד צורך ולהימנע מאגירת מידע לעד ללא סיבה . לכן, ראוי להודיע למשתמשים כמה זמן תשמרו את הנתונים שלהם ומה נעשה בהם בתום תקופה זו.
כדאי להתייחס למדיניות לשני היבטים:
- משך שמירת המידע הפעילה: למשל, “פרטי החשבון שלך יישארו שמורים כל עוד החשבון פעיל. אם תסגור את החשבון, נמחק או נהפוך לאנונימיים את הנתונים שלך בתוך X ימים”.
- דרישות חוק אחרות: לעיתים קיימות חובות לשמור מידע לתקופה מינימלית – למשל, נתוני עסקאות וחשבוניות יש לשמור 7 שנים למטרות דיווח לרשויות המס. אפשר לציין: “פרטי רכישה יישמרו למשך שבע שנים, בהתאם לחובת שמירת רשומות לפי חוקי המס”.
- מידע שאינו בשימוש: מומלץ להוסיף שתבוצע סקירה תקופתית של המידע ולהסיר נתונים מיותרים. יש חברות שכותבות: “אנו מבצעים מחיקות של מידע מזוהה ממאגרינו אחת לשנה במידה ואינו נחוץ עוד למטרות שלשמן נאסף”.
הניסוח צריך להסביר זאת בפשטות, בלי לצלול לכל נהלי הגיבוי והמחיקה הפנימיים. המטרה היא שהמשתמש יבין שלא תשמרו את פרטיו לנצח “ליתר ביטחון”, אלא שיש מדיניות של מחיקה כשהמידע כבר לא דרוש.
דוגמה לניסוח: “נשמור את המידע האישי שלך רק כל עוד הוא נחוץ למטרות שלשמן מסרת אותו. למשל, מידע על חשבונך יישמר כל עוד אתה לקוח פעיל שלנו. מידע על רכישות נשמור במשך שבע שנים (כנדרש בחוקי הנהלת חשבונות). נתונים שלא יהיה בהם צורך נמחק או נאנונימ לאחר פרק זמן סביר.”
כך המשתמש רואה באופן קונקרטי צירי זמן אופציונליים (למשך חיי החשבון, 7 שנים להזמנות וכו’) ומקבל ביטחון שלא תשמרו את פרטיו ללא גבול.
זהות ופרטי קשר של בעל המאגר
לסיום רכיבי החובה, חשוב מאוד שהמשתמש יידע מי עומד מאחורי האתר ואחראי על המידע שלו. החוק מחייב למסור את שם בעל השליטה במאגר המידע ודרכי ההתקשרות איתו. לרוב, בעל המאגר הוא החברה או העסק שמפעיל את האתר.
במדיניות יש לכלול בפשטות את שם הגוף (כפי שרשום ברשם החברות, אם זה תאגיד), כתובת פיזית, כתובת אימייל לפניות בנושא פרטיות, וייתכן שגם מספר טלפון. אם מוניתם קצין הגנת פרטיות או ממונה אבטחת מידע, אפשר לציין גם את פרטיו לתקשורת. העיקר הוא שלמשתמש תהיה כתובת ברורה לפנות אליה בשאלות, תלונות או בקשות.
מומלץ לכתוב זאת כבלוק מידע קצר וברור, למשל:
“בעל המאגר ופרטי יצירת קשר: חברת XYZ בע”מ (ח.פ. 0123456789) היא בעלת מאגר המידע של האתר. כתובתנו: רח’ הדוגמא 1, תל אביב. לכל שאלה או בקשה הנוגעת לפרטיות המידע, ניתן לפנות לקצין הפרטיות בכתובת מייל: [email protected] או בטלפון: 03-0000000.”**
ניתן גם לשלב את פרטי הקשר הללו בתוך סעיף זכויות המשתמש (“למימוש זכויות ניתן לפנות ל…”), אך חשוב לוודא שהם מופיעים במקום ברור במדיניות. שקיפות לגבי זהות הארגון המחזיק במידע מגבירה אמון – המשתמש יודע בדיוק עם מי יש לו עסק, ולא מרגיש שהמידע נופל לידיים אנונימיות.
עוד נקודה: אם האתר מופעל על ידי חברה אחת אבל המידע נאסף לטובת חברה אחרת (למשל חברת-אם או לקוח של מפעיל האתר) – צריך להבהיר מי באמת “בעל המאגר”. במקרים של ספקי שירות שאוספים עבור מישהו, החוק מחייב שפרטי בעל המאגר בפועל יופיעו למדינות. ודאו שאין בלבול בנושא.
דוגמאות לנוסח ידידותי במדיניות פרטיות
לאחר שהבנו מה חייב להיכלל, הנה אוסף דוגמאות פרקטיות כיצד ניתן לנסח סעיפים מרכזיים במדיניות פרטיות בשפה פשוטה וידידותית למשתמש. תוכלו להשתמש בדוגמאות אלו כהשראה כדי לוודא שהמדיניות שלכם מובנת גם להדיוטות ולא רק לעורכי דין:
- וולונטריות מסירת מידע (דוגמה): “אין חובה חוקית למסור לנו מידע אישי – הדבר נתון לחלוטין לבחירתך. אם תחליט שלא לספק מידע מסוים, ייתכן שלא נוכל להעניק לך שירותים מסוימים (לדוגמה: לא נוכל לשלוח מוצר ללא כתובת למשלוח).”
- מטרת איסוף המידע (דוגמה): “אנו אוספים את המידע כדי שתוכל לקבל שירות טוב יותר: הפרטים שתמסור ישמשו אותנו לספק את המוצרים שהזמנת, לעדכן אותך בנוגע להזמנה, לשפר את האתר שלנו ולשלוח לך מפעם לפעם מבצעים והצעות (רק אם תרצה בכך).”
- סוגי מידע הנאסף (דוגמה): “המידע שאנו מבקשים כולל שם, כתובת, מספר טלפון וכתובת דוא"ל ליצירת קשר. בנוסף, כאשר אתה גולש באתר, המערכת שלנו שומרת מידע טכני כמו כתובת IP, סוג הדפדפן ודפים בהם צפית – זאת כדי לעזור לנו לאבטח את השירות ולשפר אותו.”
- שיתוף עם צדדים שלישיים (דוגמה): “אנחנו לא מעבירים את המידע האישי שלך לצדדים שלישיים למטרות שיווק. המידע משותף רק עם מי שצריך אותו להפעלת השירות – למשל, חברת השליחויות תקבל את שמך וכתובתך כדי למסור לך את החבילה, וספק שירות התשלומים יעבד את פרטי כרטיס האשראי שלך כדי להשלים את הרכישה. כל השותפים האלו מחויבים לשמור על סודיות הנתונים שלך.”
- זכויותיך בנוגע למידע (דוגמה): “בכל עת עומדת לך הזכות לפנות אלינו ולשאול איזה מידע שמרנו עליך, ולקבל עותק ממנו. אם מצאת שמשהו לא מדויק – למשל, מספר הטלפון שלך השתנה – הודע לנו ונעדכן אותו. אנחנו כאן כדי לוודא שהמידע שלך נכון ומעודכן בהתאם לבקשתך.”
- שמירת המידע (דוגמה): “אנחנו שומרים את המידע האישיי שלך רק כל עוד הוא נחוץ לנו כדי לספק לך את השירות. למשל, פרטי ההזמנות שלך יישמרו במערכת למשך שבע שנים (כפי שהחוק דורש לצרכי תיעוד), ולאחר מכן הם יימחקו בצורה מאובטחת מהמערכות שלנו.”
- פרטי יצירת קשר (דוגמה): “יש לך שאלה בנושא הפרטיות או רוצה לממש את זכויותיך? אנחנו זמינים עבורך – שלח לנו הודעה לכתובת [email protected], ונשמח לסייע בכל פנייה.”
שימו לב כיצד בכל הדוגמאות הללו אין “אותיות קטנות” או ניסוחים מסובכים. המידע מוצג באופן חיובי (“נשמח לסייע”, “כדי לספק לך שירות טוב יותר”) אך גם ישר ולעניין. זוהי הגישה המומלצת: לכתוב כאילו אתם מסבירים פנים אל פנים ללקוח שלכם מה אתם עושים עם המידע שלו. כך הוא ירגיש בטוח ומוערך, ולא כמי ש”מסתירים ממנו משהו”.
דגשים חשובים לניסוח בהיר, רהוט וידידותי
כתיבת מדיניות פרטיות יכולה להיות מאתגרת – צריך גם לעמוד בדרישות משפטיות מדויקות, וגם לדבר בשפת הלקוחות. להלן מספר טיפים שיעזרו לכם לנסח מדיניות פרויקטיבית שגם תקיים את החוק וגם תהיה נגישה לקהל הרחב:
- כתבו בשפה ברורה ופשוטה: הימנעו מז’רגון משפטי כבד. עדיף לכתוב “אנו אוספים את שמך וכתובת הדוא"ל שלך כדי לשלוח לך עדכונים” מאשר “החברה שומרת לעצמה את הזכות לעבד פרטי מידע דוגמת שם וכתובת אלקטרונית לצורך העברת הודעות מידע”. פנו אל הקורא בגוף שני (“את/ה”, “לך”) ובגוף ראשון רבים (“אנחנו”) – סגנון זה מרגיש אישי ואמין יותר. אם יש צורך במונח משפטי, נסו להסביר אותו בסוגריים או לבחור מונח פשוט יותר מקביל. זכרו: מטרת המדיניות שהמשתמש יבין אותה, לא להרשים עורכי דין.
- ארגנו את הטקסט עם כותרות ופסקאות קצרות: ממש כמו במאמר הזה – חלקו את המדיניות לסעיפים ברורים עם כותרות משנה, למשל: “איזה מידע אנחנו אוספים”, “למה אנחנו אוספים את המידע”, “עם מי אנחנו משתפים אותו”, “כמה זמן נשמור אותו”, “מה הזכויות שלך” וכד’. מבנה כזה עוזר למשתמש לסרוק במהירות ולמצוא את מה שמעניין אותו. הקפידו גם על פסקאות קצרות (2-4 משפטים בפסקה) או רשימות箇 (Bullet Points) כשמתאים, כדי למנוע “קירות” טקסט ארוכים ומרתיעים.
- היו כנים ומדויקים: אל תנסחו ניסוחים מתחמקים. עדיף לומר בבירור “אנו משתמשים בעוגיות (Cookies) למטרות ניתוח ושיווק” ולתאר זאת, מאשר לנסות להצניע עובדה זו. כל דבר שאתם באמת עושים – הגידו זאת. מנגד, אל תתחייבו למה שאינכם יכולים לקיים. למשל, אל תצהירו “המידע מאובטח בצורה מוחלטת ואינו חשוף לשום סיכון” – הבטחה לא ריאלית שעלולה להטיל עליכם אחריות. במקום זאת כתבו אמתית: “אנו מיישמים אמצעי אבטחה מקובלים להגנת המידע, אך אף שיטה אינה חסינה לחלוטין”.
- התאימו אישית את המדיניות לעסק שלכם: מדיניות פרטיות אינה מסמך גנרי שאפשר פשוט להעתיק מאתר אחר . לכל עסק יש סוגי מידע שונים, מטרות שונות וטכנולוגיות אחרות. שימוש בתבנית לא מתאימה עלול להותיר סעיפים בלתי רלוונטיים (או חסרים!), ולגרום לאי-עמידה בדרישות החוק. לדוגמה, אם אינכם מפעילים ניוזלטר – אין טעם לכלול סעיף על “שליחת עדכונים בדוא"ל” שמצאתם בתבנית כלשהי. מצד שני, אם יש לכם פעילות ייחודית (נניח אפליקציה סלולרית שצוברת מיקום GPS) – חייבים לכלול התייחסות ספציפית לכך. התייעצו עם מומחה והכינו את המדיניות בהתאמה אישית. הדבר גם יגן עליכם משפטית וגם ישדר מקצועיות למשתמשים.
- שמרו על טון ידידותי ומכבד: זכרו שמי שקורא את המדיניות יכול להיות כל אחד – לאו דווקא עורך דין, אלא לקוח סקרן או מודאג. כתבו כאילו אתם מדברים אל הלקוח, במידה מסוימת של רשמיות אך גם באדיבות. ניתן למשל להשתמש בגוף שני (“תוכל לבקש להסיר את עצמך מרשימת התפוצה בכל עת…”) ובפנייה ישירה. הימנעו ממשפטים מאיימים או מתנשאים. המטרה היא שהמשתמש ירגיש בנוח ויראה בכם גורם אמין.
- הבליטו נקודות רגישות: אם יש חלקים שעשויים להטריד משתמשים – למשל, שימוש במידע למטרות שיווקיות או העברה לגורם בחו”ל – דווקא אותם חשוב להסביר באופן שקוף. אולי אפילו שקלו להוסיף להם הדגשה גרפית (כמו כותרת משנה “פרסום והתאמה אישית” או “העברת מידע לחו"ל” אם רלוונטי). לעיתים עדיף להציף נושאים רגישים מיוזמתכם מאשר לחכות שהמשתמש ישאל. זה מפגין אחריות ועמידה ברוח החוק של שקיפות.
- דאגו לתרגום במידת הצורך: אם קהל המשתמשים שלכם כולל גם דוברי שפות אחרות (אנגלית, רוסית, ערבית וכו’), רצוי לספק גרסה של מדיניות הפרטיות גם באותן שפות. לפי חוק הגנת הצרכן, למשל, אם השירות משווק לציבור דובר עברית, המסמכים אמורים להיות בעברית; אך רצוי שהמידע יהיה נגיש בכל שפה שרלוונטית לקהל היעד שלכם. שימו לב לתאם בין הגרסאות - שכולן יהיו מעודכנות זהות.
- עדכנו את המדיניות לפי הצורך: מדיניות פרטיות אינה “שגר ושכח”. טכנולוגיות, שיטות שימוש במידע והוראות החוק משתנים מעת לעת. בדקו לפחות פעם בשנה האם יש צורך לעדכן את המדיניות – למשל, אם הוספתם פיצ’ר חדש שמבקש מידע נוסף, אם התחלתם להשתמש בכלי אנליטיקס חדש, או אם עבר חוק חדש שמשפיע (כמו תיקון לחוק או רגולציה חדשה). תקנות אבטחת המידע אף מחייבות בחינה שנתית של נהלי המידע – וטוב לשלב זאת גם בעדכון גילוי נאות למשתמשים במדיניות. אם נעשה עדכון מהותי, שקלו להודיע עליו למשתמשים (למשל בדוא”ל או בהודעה באתר), מתוך הוגנות וכדי לחזק אמון. גרסאות מתאריכים שונים ניתן לשמור בארכיון באתר לצרכי שקיפות.
על ידי יישום ההנחיות הנ”ל, תבטיחו שמדיניות הפרטיות שלכם לא תהיה רק “מסמך לצאת ידי חובה”, אלא כלי אמיתי לבניית אמון עם הקהל ולהגנת העסק מפני תקלות משפטיות. מדיניות מנוסחת היטב היא כזו שקורא מן השורה יכול לומר בסופה: “הבנתי מה הם עושים עם המידע שלי, ואין לי בעיה עם זה”.
לסיכום – אל תשאירו את הפרטיות ליד המקרה
מדיניות פרטיות טובה היא כיום דרישת מינימום לכל עסק דיגיטלי. היא משלבת בין ציות מלא לחוק לבין תקשורת ברורה עם הלקוח. החוק הישראלי, בעדכוניו האחרונים, העלה את הרף מבחינת חובת השקיפות וציפה שבעלי אתרים ועסקים ייקחו את הנושא ברצינות יתרה . מעבר לנוסח המדיניות עצמה, עסק חייב גם ליישם בפועל את העקרונות: לאסוף רק מה שצריך, להגן היטב על הנתונים, למחוק כשלא נחוץ, ולהיות קשוב לזכויות וחששות המשתמשים.
כתיבת מדיניות פרטיות אולי נראית כמו מטלה משפטית יבשה, אך היא הזדמנות להראות ללקוחות שאתם עסק הגון ואכפתי. אל תדחו זאת ואל תסתפקו בהעתקת טקסט ישן – השקיעו ביצירת מדיניות עדכנית, מדויקת ומובנת.
אם אתם מרגישים שמדובר בתחום מורכב (ובצדק – דיני הפרטיות מתפתחים כל הזמן), מומלץ לקבל ליווי מקצועי. צוות המומחים של משרד דורון, טיקוצקי ושות’ עומד לרשותכם לצורך ייעוץ משפטי מקיף בנושא הגנת הפרטיות. נשמח לסייע לכם בנסוח או עדכון מדיניות הפרטיות של העסק שלכם, בהתאמה אישית מלאה לאופי הפעילות שלכם ולדרישות החוק העדכניות. פנו אלינו עוד היום לייעוץ – וודאו שהעסק שלכם מוגן, מציית לחוק, ותורם לחוויית משתמש אמינה ובטוחה. הפרטיות של הלקוחות שלכם שווה את ההשקעה!
משרד דורון, טיקוצקי ושות’ מתמחה בליווי משפטי לעסקים דיגיטליים – ניסוח מדיניות פרטיות ותנאי שימוש, רישום מאגרי מידע, עמידה בדרישות תיקון 13 ותקנות אבטחת המידע, תוך הגנה מלאה מפני חשיפות משפטיות וקנסות.
ידע הוא כוח – וכעת, כשאתם מצוידים במידע על חובותיכם בנושא מדיניות פרטיות, תוכלו לפעול בביטחון למען העסק שלכם ולמען לקוחותיכם. זכרו: מדיניות פרטיות טובה היא לא רק חובה חוקית, אלא גם נכס תדמיתי ושיווקי. בהצלחה בהטמעתה!
חיפוש
סגור
