24/8/2025
עמידה בחוק הגנת הפרטיות במשרדי ראיית חשבון
האם משרדכם אכן עומד בדרישות חוק הגנת הפרטיות? מה ההשלכות של דליפת מידע רגיש, ואיך ניתן להפוך את הציות לחוק ליתרון עסקי? גלו כיצד שמירה על פרטיות מחזקת אמון ומקטינה סיכונים משפטיים.
חוק הגנת הפרטיות וחובת הציות במשרדי רו”ח
חוק הגנת הפרטיות, התשמ”א–1981, הוא החוק המרכזי המסדיר את הזכות לפרטיות בישראל. החוק קובע באופן עקרוני: “לא יפגע אדם בפרטיות של זולתו ללא הסכמתו” (סעיף 1). משמעות הדבר היא שאסור לאסוף, להשתמש או לחשוף מידע אישי על אדם אלא אם כן ניתנה לכך הסכמה או שיש לכך עיגון בחוק. החוק חל הן על אנשים פרטיים והן על תאגידים ועסקים, לרבות משרדי ראיית חשבון, המחויבים לכבד את פרטיות לקוחותיהם, עובדיהם וכל אדם אחר.
כעקרון יסוד, הזכות לפרטיות מוכרת כזכות חוקתית בישראל (סעיף 7 לחוק יסוד: כבוד האדם וחירותו). חוק הגנת הפרטיות מגדיר רשימה של פעולות הנחשבות לפגיעה אסורה בפרטיות (בסעיף 2 לחוק) – כגון חדירה לחיי אדם, פרסום מידע אישי ללא רשות, ושימוש במידע על אדם למטרה שונה מהמטרה שלשמה נמסר. עבור משרדי רו”ח, פירוש הדבר שכל מידע אישי שאתם מקבלים מלקוח חייב לשמש רק למטרה שלשמה נמסר, כמו הכנת דוחות כספיים או דיווח לרשויות, ולא למטרות אחרות ללא אישור. בנוסף, החוק מטיל על מפריו אחריות אזרחית ופלילית: פגיעה בפרטיות היא עוולה אזרחית המזכה בפיצויים (לעיתים אף בלי צורך בהוכחת נזק) , ובמקרים חמורים היא גם עבירה פלילית שדינה קנס ואף מאסר.
למה זה חשוב למשרדי ראיית חשבון? בראש ובראשונה, כי החוק חל עליכם באופן מלא. כל משרד רואי חשבון המטפל במידע אישי – בין אם של לקוחות פרטיים, בעלי מניות, עובדים או ספקים – חייב לוודא עמידה בדרישות חוק הגנת הפרטיות. מעבר לחובה החוקית, כפי שנראה בהמשך, אי-ציות עלול לחשוף את המשרד לתביעות, קנסות ואף אחריות פלילית. במקביל, ציות מלא ישמור על האמון שהלקוחות נותנים בכם וישמש כיתרון תחרותי. החוק מבוסס על עקרונות של שקיפות, הגבלת המטרה, צמצום מידע, אבטחה ואחריותיות, ואלה צריכים להנחות כל משרד רו”ח בהתנהלותו היומיומית עם מידע רגיש.
מידע רגיש בידי רואי חשבון - הדגשים ייחודיים למשרדי רו”ח
משרדי ראיית חשבון אוספים ושומרים כמות עצומה של מידע אישי רגיש על לקוחותיהם. לצד פרטים עסקיים, מדובר לא פעם במידע פרטי ביותר: כתובות ופרטי התקשרות, מספרי תעודת זהות, פרטי חשבונות בנק וכרטיסי אשראי, נתוני שכר והטבות, דיווחי מס, מצב משפחתי, ולעיתים אפילו מידע רפואי (למשל לגבי אחוזי נכות לצורך הטבות מס) . נתוני הוצאות והרגלי צריכה עשויים להעיד על אורח חייו, דעותיו ואמונותיו של אדם. במילים אחרות, משרד רו”ח מחזיק נכס מידע רגיש ביותר, שהלקוחות מצפים כי יישמר בסודיות גמורה.
רגישות המידע הופכת את נושא הפרטיות לקריטי במיוחד עבור רואי חשבון. מערכת האמון בין הלקוח לרואה החשבון מבוססת על השמירה על פרטיות המידע שנמסר מתוקף התפקיד. דליפה או שימוש לרעה בפרטים פיננסיים חסויים עלולה להסב נזק כבד ללקוח, אבל לא רק לו – גם המשרד עצמו עלול לסבול פגיעה עצומה במוניטין ואף חשיפה לתביעות משפטיות וענישה רגולטורית. חשוב לדעת שהרשות להגנת הפרטיות רואה בחומרה מיוחדת הפרות הנוגעות למידע רגיש, והחוק (לאחר תיקונים עדכניים) מגדיר כי עבירות במידע רגיש ייחשבו חמורות יותר לעניין sanctionים.
ניקח תרחיש לדוגמה: מידע על משכורות, נכסים או עסקה עסקית חסויה של אחד הלקוחות דולף לרשת. מעבר למבוכה ולפגיעה בלקוח, פריצה כזו למאגרי משרד רו”ח מעמידה את המשרד בסיכון משפטי נרחב – מתביעות נזיקין פרטיות ועד תובענה ייצוגית בשם כל הנפגעים, ואף אפשרות לכתב אישום אם יימצח שהייתה רשלנות פושעת בשמירה על המידע . בנוסף, הפגיעה באמינות ובביטחון שהלקוחות רוחשים למשרד עלולה לגרום להפסדים עסקיים כבדים בשל נטישת לקוחות. למעשה, בעידן המודרני של מתקפות סייבר מתוחכמות ומודעות ציבורית גבוהה לזכויות הפרט, ניהול נכון של הגנת הפרטיות הוא חלק בלתי נפרד מניהול הסיכונים במשרד רואי חשבון. יש להעריך את הסיכון להפרת פרטיות והשלכותיו מול עלות מניעתו, ולפעול בהקדם לצמצום החשיפה – יפה שעה אחת קודם.
הנחיות מפתח לציות – מה חייבים ליישם במשרד רו”ח?
להלן מספר דגשים מרכזיים שהנהלת משרד רואי חשבון צריכה לוודא את יישומם, על מנת לעמוד בדרישות חוק הגנת הפרטיות ותקנותיו:
- רישום מאגרי מידע: כל מאגר מידע ממוחשב המכיל מידע אישי על אנשים (למשל רשימת לקוחות, רשומות שכר, נתוני עובדים) חייב ברישום אצל רשם מאגרי המידע שבrהרשות להגנת הפרטיות, אלא אם כן חל פטור ספציפי. בפועל, מרבית משרדי רו”ח המחזיקים רשימות ממוחשבות אכן מחויבים ברישום מאגר. חשוב לציין שברפורמה חדשה (תיקון 13, אוגוסט 2025) צומצמה חובת הרישום – מעתה רק מאגרים גדולים במיוחד, ציבוריים או כאלה המכילים נתונים רגישים במיוחד יחויבו ברישום, ואחרים יחויבו במתן דיווח בלבד לרשות . למרות ההקלה הצפויה, אין בכך כדי לבטל את שאר החובות: יש להמשיך ולרשום או לדווח כנדרש, ולהגן על המידע ללא פשרות. אי-רישום מאגר כשנדרש מהווה itself הפרת חוק.
- אבטחת מידע במאגרי הלקוחות: על פי החוק ותקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), שחלו החל ממאי 2018, חייב כל ארגון לנקוט אמצעי אבטחה הולמים – מנהליים, פיזיים וטכנולוגיים – כדי למנוע דליפת מידע, גישה בלתי מורשית או שימוש לרעה במידע האישי שבידיו. התקנות מגדירות שלוש רמות אבטחה (בסיסית, בינונית וגבוהה) לפי רגישות וכמות המידע; משרד רו”ח, המטפל כאמור בנתונים פיננסיים ואישיים בהיקף משמעותי, ייפול לרוב תחת קטגוריית אבטחה בינונית או גבוהה, ומחויב בדרישות מחמירות יחסית. בין היתר יש ליישם בקרות גישה (סיסמאות חזקות, הרשאות לפי תפקיד), להצפין מידע רגיש, לגבות נתונים באופן מאובטח, להתקין אמצעי הגנה מפני פריצות (כגון חומת אש, אנטי-וירוס) ולנהל יומן אירועים במערכת המידע. אמצעים אלו ועוד נכללים בתוכנית הגנת הסייבר שחובה להטמיע במשרד. זכרו: סעיף 17 לחוק מטיל על בעל מאגר חובת אבטחה סבירה, ועמידה בדרישות התקנות נבחנת כיום בקפידה על ידי הרשות להגנת הפרטיות.
- שקיפות וחובת יידוע: עיקרון השקיפות דורש ליידע כל אדם שהמידע שלו נאסף במהלך איסופו. חובה זו, הקרויה גם חובת הודעת פרטיות, מחייבת את המשרד למסור לנושאי המידע (לקוחות, עובדים וכו’) הודעה הכוללת את פרטי הבעלים של המאגר, מטרות איסוף המידע, למי יימסר המידע, ואילו זכויות יש לאותו אדם ביחס למידע. לדוגמה, כאשר לקוח חדש מצטרף ומוסר לכם פרטים אישיים, יש לספק לו במעמד זה (או במסמך ההתקשרות) הודעה מסודרת על מדיניות הפרטיות: מה אתם עושים במידע, כמה זמן תשמרו אותו, האם תעבירו אותו לגורם שלישי (למשל לרשות המסים או לשירות עיבוד שכר חיצוני) וכיו”ב. תיקוני החוק האחרונים אף הרחיבו את חובת הגילוי – כיום מצופה לפרט בהודעה גם פרטים כמו בסיס החוקיות לעיבוד המידע ופרטי קשר לממונה הפרטיות, במידה ומונה כזה בארגון. שקיפות בונה אמון: לקוחות יעריכו משרד שמתקשר עימם בגלוי לגבי השימוש בנתוניהם.
- הסכמה של הלקוחות: איסוף ועיבוד מידע צריכים להיעשות בהסכמת נושא המידע, למעט במקרים בהם החוק מתיר עיבוד ללא הסכמה (כגון למילוי חובה חוקית) . באופן מעשי, כשלקוח מוסר לכם מרצונו מידע לצורך קבלת שירותי ראיית חשבון, הסכמתו לעיבוד למטרה זו היא בגדר “הסכמה מכללא”. אולם, אם תרצו להשתמש במידע למטרה נוספת – למשל לשלוח ללקוח חומר שיווקי, להעביר את פרטיו לשותף עסקי, או לפרסם case study המבוסס על נתוניו – תידרשו לקבל ממנו הסכמה מפורשת ונפרדת. בכל מקרה, ההסכמה צריכה להיות מדעת (כלומר אחרי שנמסר לאדם מידע כנדרש על מהות העיבוד) ובכתב במצבים רגישים. הכלל הוא פשוט: מה שלא הוסכם עליו – אסור לעשות. עדיף להתייעץ מראש ולקבל אישור מאשר לעמוד בפני טענה של פגיעה בפרטיות בדיעבד.
- זכויות הלקוחות במידע: לפי חוק הגנת הפרטיות, לכל אדם יש זכויות לגבי המידע האישי עליו במאגריכם. בין הזכויות: זכות עיון – הזכות לדעת אם שמו כלול במאגר ואם כן לעיין בו; זכות תיקון – לבקש תיקון או עדכון פרטים שגויים; זכות מחיקה – במקרים מסוימים, למשל אם המידע משמש לדיוור ישיר, אדם יכול לבקש להסירו (נקראת “זכות להתנגד לדיוור” או “זכות להישכח” בהשראת ה-GDPR). חובתכם היא לאפשר ללקוחות לממש זכויות אלה בקלות ובמהירות. יש למנות איש קשר במשרד לטיפול בפניות כאלה, לתעד כל בקשה ולטפל בה במסגרת הזמן הקבוע בחוק. גם את זכויות הלקוח יש לכלול בהודעת הפרטיות שניתנת לו בעת איסוף המידע. התעלמות מבקשת לקוח לעיין או לתקן מידע עלולה להוביל לצעדים משפטיים נגד המשרד, ולכן רצוי להיערך לנושא מבעוד מועד עם נוהל טיפול מסודר.
- הסכמים עם צדדים שלישיים: משרדי רו”ח רבים מסתמכים על שירותים חיצוניים – למשל שירותי עיבוד שכר, ספקי תוכנות הנהלת חשבונות בענן, שירותי אחסון וגיבוי, מיקור חוץ של IT וכן הלאה. חשוב להבין כי בכל מקרה שבו גורם חיצוני מקבל גישה למידע אישי מהמשרד (אפילו זמנית), המשרד נשאר האחראי הראשי כלפי הלקוח. לכן, חובה לוודא בהסכם עם כל ספק חיצוני כזה שהוא מתחייב לעמוד בכל דרישות חוק הגנת הפרטיות ותקנותיו. למעשה, תקנות אבטחת המידע מגדירות ספק חיצוני כ”מחזיק” במאגר המידע, והן קובעות שורה של חובות גם עליו. אך אתכם כלקוחות של אותו ספק מעניין להבטיח שהספק יקיים: אבטחה נאותה (לדוגמה, הצפנת הנתונים בענן), שימוש במידע רק למטרה שלשמה נמסר לו, אי-העברה של המידע לאחר ללא אישור, מחיקה והחזרה של המידע בתום ההתקשרות, וסיוע לכם בעמידה בדרישות החוק. ודאו שהסכמי השירות שלכם עם חברות תוכנה, שירותי ענן וספקי משנה כוללים סעיפי סודיות והגנת פרטיות מפורטים, ואף שקלו להחתים ספקים מרכזיים על נספח “עיבוד מידע” מיוחד. צעד זה יגן עליכם במקרה של תקלה או דליפה כתוצאה ממחדל של הספק.
- הדרכת עובדים ומודעות: בסופו של דבר, החוליה החלשה ביותר בכל שרשרת אבטחה היא הגורם האנושי. עובדי המשרד נחשפים ביום-יום למידע רגיש של לקוחות, ולכן עליהם להפנים את אחריותם לשמור עליו בסודיות ובזהירות. מומלץ לקיים הדרכות תקופתיות לצוות בנושאי הגנת פרטיות ואבטחת מידע – ללמד על נהלי המשרד בנושא, על איסורים (כמו להוציא מידע מהמשרד ללא הרשאה, או להשתמש במידע של לקוח לצרכים אישיים), על דרכי זיהוי הונאות ופישינג, ועל פעולות מיידיות במקרה של חשש לאירוע אבטחה. תרבות ארגונית של ציות מתחילה בהעלאת מודעות העובדים לחשיבות השמירה על פרטיות הלקוחות. דרישה מכל עובד לחתום על הסכם סודיות היא צעד הכרחי, אבל לא מספק – יש לוודא שהם גם מבינים ומיישמים אותו הלכה למעשה. השקעה בהדרכות ובמשמעת פרטיות פנימית תקטין מאוד את הסיכון לדליפת מידע אנושית (למשל, שליחת מייל שגוי עם מידע רגיש).
סנקציות ואכיפה: מה קורה אם לא מצייתים?
הפרת חוק הגנת הפרטיות ותקנותיו עלולה לגרור סנקציות כבדות – מנהלתיות, אזרחיות ופליליות. בשנים האחרונות המחוקק הישראלי והרגולטור (הרשות להגנת הפרטיות) חיזקו משמעותית את כלי האכיפה שלהם, בין היתר בהשראת תקנים בינלאומיים דוגמת ה-GDPR. להלן עיקרי הסיכונים:
- קנסות מנהליים ועיצומים כספיים: לאחר הרפורמה העדכנית, הרשות להגנת הפרטיות מוסמכת להטיל עיצומים כספיים גבוהים על מפרי החוק, אפילו ללא הליך משפטי מלא. לפי תיקון 13 לחוק (2025), גובה הקנס המנהלי יכול להגיע למיליוני שקלים במקרים החמורים. בעבר, הקנס המנהלי המקסימלי עמד על 25,000 ש”ח לעבירה; אך החוק תוקן דרמטית וכיום ניתן להטיל קנסות בסכומי עתק שמשקפים את חומרת ההפרה וגודל הארגון. למשל, דליפת מידע רפואי או פיננסי רגיש או הפרה שיטתית של חובות שקיפות עלולות להצדיק קנס קרוב למקסימום. חשוב: בחלק מהעיצומים אין לרשות חובה לתת למפר הזדמנות “לתקן את ההפרה” לפני הקנס , מה שמגביר את הצורך במניעה מוקדמת.
- תביעות אזרחיות ופיצויים לנפגעים: חוק הגנת הפרטיות מאפשר לכל אדם שנפגע מהפרת פרטיותו לתבוע פיצויים, ובמקרים מסוימים אף פיצוי ללא הוכחת נזק (עד 50,000 ש”ח לכל הפרה, סכום שמתעדכן מעת לעת). המשמעות היא שגם אם הלקוח לא יכול לכמת נזק כספי ישיר מדליפת פרטיו – בית המשפט רשאי לפסוק לו פיצוי על עצם הפגיעה בפרטיות ובסודיות. בתי המשפט بالفعل פסקו בשנים האחרונות פיצויים נכבדים במקרים של פרסום פרטים אישיים ללא רשות, דיוור ספאם בניגוד לחוק, וכדומה. בנוסף, תובענות ייצוגיות מהוות איום ממשי: קבוצה גדולה של נפגעים (למשל, כל הלקוחות שהמידע שלהם דלף) יכולה להתאגד ולהגיש תביעה ייצוגית בעילת פגיעה בפרטיות. בתביעה כזו הסיכון למשרד גבוה מאוד – גם בגלל הפיצויים המצטברים שעשויים להגיע למיליונים, וגם בגלל החשיפה הציבורית. ואכן, אירועי אבטחת מידע במשרדים כבר הובילו לתובענות ייצוגיות על רשלנות והפרת פרטיות. כל משרד צריך לשאול את עצמו: האם אנחנו רוצים להיות הכותרת הבאה בעיתון בנושא דליפת מידע?
- אחריות פלילית: החוק מונה מספר מעשים כהפרות פליליות, כגון: שימוש בידיעה על ענייניו הפרטיים של אדם שלא למטרה שלשמה נמסרה (עבירה לפי סעיף 5 לחוק), מסירת מידע כוזב לרשם המאגרים, הפרת חובת סודיות שמוטלת על בעל המאגר, האזנת סתר וכד’. במקרים חמורים כאלה עשוי המשרד עצמו (כאישיות משפטית) והאורגנים האחראים בו למצוא עצמם נחקרים ואף מועמדים לדין. הרשות להגנת הפרטיות מפעילה יחידת חוקרים ופקחים בעלי סמכות של שוטרים לעניין עבירות החוק, והם רשאים לפתוח בחקירה פלילית ולהעביר תיקים לתביעה. העונשים הקבועים בחוק נעים בין קנסות כבדים ועד 5 שנות מאסר (למשל עבור האזנת סתר). אמנם, תסריט של העמדה פלילית שמור למקרים קיצוניים או להתנהגות זדונית, אך עצם האפשרות צריכה להדליק נורה אדומה לכל משרד.
- פגיעה במוניטין העסקי: לצד הסנקציות המשפטיות, הפרת פרטיות עלולה להסב למשרד נזק שקשה לכימות – אובדן אמון הלקוחות והציבור. משרד רו”ח שמתפרסם כמי ש”זלג” ממנו מידע סודי או שלא הגן כראוי על פרטיות לקוחותיו, מסתכן בנטישת לקוחות, בקושי למשוך לקוחות חדשים ובפגיעה ארוכת טווח במותג המקצועי שבנה. בענף מבוסס מערכות יחסים ואמון כמו ראיית חשבון, יש למשבר כזה השלכות רחבות. לכן, הציות לחוק הוא לא רק עניין פורמלי של “להימנע מקנס”, אלא חלק מהותי מניהול מוניטין וסיכונים של הפירמה. משרד שמקפיד על פרטיות מאותת ללקוחותיו שהוא מקצועי, אחראי ואמין, וזה כשלעצמו יתרון שיווקי.
(יש לציין שגם הרגולציה הבינלאומית משפיעה: למשל, אם למשרד רו”ח יש לקוחות שהם אזרחי האיחוד האירופי, ייתכן שהוא כפוף גם לתקנות ה-GDPR. תקנות אלה מחמירות עוד יותר ומאפשרות קנסות עד 4% מהמחזור השנתי הגלובלי או €20 מיליון – לפי הגבוה מביניהם . לכן משרדים בעלי פעילות חוצת גבולות צריכים ליישם סטנדרטים גבוהים במיוחד של הגנת מידע.)
שימוש בענן ובתוכנות הנהלת חשבונות – דרישות מיוחדות
בעולם המחשוב המודרני, רבים ממשרדי רואי החשבון מאחסנים מידע ושירותים בענן או משתמשים בתוכנות SaaS ייעודיות (כגון מערכות ERP, תוכנות חשבשבת, ריווחית וכד’). המעבר לתוכנות ענן מציע יתרונות של נגישות, גיבוי ונוחות – אך הוא גם מעורר שאלות בנוגע להגנת הפרטיות. חשוב להבהיר: שימוש בענן אינו פוטר מעמידה בדרישות החוק, אלא דורש הקפדה נוספת במספר היבטים:
- בחירת ספק ענן אמין: ראשית, יש לבחור בקפידה את ספק שירותי הענן או התוכנה. ספק מוכר שמיישם סטנדרטים גבוהים של אבטחת מידע ופרטיות (למשל חברות גדולות עם תקני ISO בתחום האבטחה) יכול דווקא לשפר את רמת ההגנה . ואולם, גם ספק מוביל אינו חסין מתקלות – ולכן חובה לוודא בחוזה שהוא מתחייב לעמוד בכללי אבטחת המידע לפי החוק הישראלי . ודאו שספקית התוכנה מצהירה במדיניות השירות שלה שהיא עומדת בחוק הגנת הפרטיות, ושהיא נוקטת אמצעי הגנה הולמים (הצפנה, בקרת גישה, מנגנוני מניעה מפני דלף וכיו”ב).
- מיקום הנתונים והעברת מידע לחו”ל: שימוש בענן פירושו לעיתים שהמידע נשמר בשרתים מרוחקים, ייתכן שאפילו מחוץ לישראל. לפי חוק הגנת הפרטיות, העברת מידע אישי לחוץ לארץ מותרת רק למדינות עם רמת הגנה הדומה לישראל, או בכפוף להבטחות חוזיות מתאימות, או בהסכמת האדם שעליו המידע. לכן, אם תוכנת הנהלת החשבונות שלכם מתארחת בענן שממוקם מחוץ למדינה, יש לוודא שהעברת המידע עומדת בתנאי החוק. ניתן לברר עם הספק היכן נמצאים השרתים ואם המדינה מוכרת כ”מדינה בטוחה” ע”י הרשות להגנת הפרטיות. במידת הצורך – יש להשיג מהלקוחות הסכמה מדעת להעברת המידע (לדוגמה, להוסיף סעיף לכך בהודעת הפרטיות או בטופס פתיחת הלקוח).
- הסכם עיבוד מידע עם הספק: כפי שצוין, התקשרות עם ספק חיצוני דינה כמסירת מידע למחזיק/מעבד. חובתכם לוודא שהספק חותם על הסכם הגנת מידע שמכסה את כל הדרישות: שמירת סודיות מוחלטת, שימוש במידע רק למטרות שהגדרתם, יידוע המשרד על כל אירוע אבטחה או דרישת מידע שהוא מקבל, מחיקת המידע בסיום ההתקשרות, אפשרות שלכם לבצע ביקורת או לקבל דו”חות עמידה בתקנים, ועוד . למעשה, הרשות להגנת הפרטיות אף פרסמה טיוטות הנחיה לגבי התקשרויות בענן, המדגישות את הצורך בהסכמים מפורטים. אל תסתפקו במדיניות שימוש כללית של הספק – דרשו לראות הסכם ולחתום עליו באופן אקטיבי.
- הגדרות ותצורה בטוחה: האחריות על הגנת הפרטיות לא מסתיימת בחתימת החוזה. משרדים חייבים להקפיד גם על הגדרה נכונה של המערכות והנוהלים הפנימיים בעבודה עם הכלים הדיגיטליים. למשל: ודאו שרק מי שצריך יש לו גישה למערכת (ניהול משתמשים והרשאות), החליפו סיסמאות ברירת מחדל בסיסמאות חזקות, הפעילו אימות דו-שלבי אם אפשר, עדכנו באופן שוטף את התוכנה לגרסאות מאובטחות, ואל תשמרו מידע רגיש בענן בתיקיות ציבוריות או בלי הצפנה. כמו כן, קבעו נוהל כיצד עובדי המשרד מורידים נתונים מהענן (האם מותר לשמור עותק מקומי? כיצד להעביר ללקוח חומר מאובטח?). הטמעת נהלים וטכנולוגיות משלימים סביב שירות הענן היא תנאי הכרחי להבטיח שהענן יהיה פתרון בטוח ולא חוליה חלשה.
- מעקב ופיקוח שוטף: לבסוף, המשימה אינה חד-פעמית. יש לפקח באופן שוטף על עמידת ספקי התוכנה והענן בהתחייבויותיהם. כדאי לדרוש דוחות תקופתיים על אבטחת מידע מהספק, ולסקור אותם. בנוסף, המשרד צריך להפעיל כלים משלו לניטור גישה למידע בענן – כך שתהיו ערים לכל גישה חריגה. אם חלילה מתרחש אירוע אבטחה אצל הספק (פריצה, דלף נתונים וכו’), יש לטפל בכך באופן מיידי בשיתוף איתו, ולשקול דיווח לרשות להגנת הפרטיות וללקוחות בהתאם לחומרת המקרה. האחריות הסופית כלפי הלקוחות נשארת של המשרד, גם אם הטעות הייתה של חברת התוכנה, ולכן עליכם לגלות Proactive approach ולא לסמוך בעיניים עצומות.
לסיכום חלק זה: שימוש בשירותי ענן ותוכנות פיננסיות מתקדמות הפך כמעט בלתי נמנע, והוא בהחלט יכול להיות בטוח ואף מועיל לציות (רבים מהספקים משקיעים רבות באבטחת מידע). אך כדי לקצור את היתרונות בלי להסתכן, משרדי רו”ח חייבים ללוות כל אימוץ טכנולוגי במודעות רגולטורית – בחירה מושכלת של ספקים, הסכמים חזקים, והקפדה על נהלים טכנולוגיים ואנושיים כאחד.
הליווי המשפטי המקצועי – מיפוי, נהלים, חוזים והדרכות
עמידה ברגולציית הפרטיות היא משימה רוחבית ומורכבת, במיוחד עבור משרדי רואי חשבון שבהם המידע האישי הוא “הנפט” של הפעילות. כדי להתמודד עם האתגר, מומלץ להסתייע בליווי משפטי מקצועי המומחה בתחום הגנת הפרטיות. עורך דין המתמחה ברגולציית פרטיות יוכל לסייע לכם לבנות תוכנית ציות מקיפה, הכוללת בין היתר:
- מיפוי מידע – ביצוע סקר מקיף של זרימת המידע במשרד: אילו סוגי מידע אישי אתם מחזיקים, היכן הוא נשמר (במחשבי המשרד, בענן, אצל ספקי משנה), מי נגיש אליו, ול jakie מטרות הוא נאסף ומשמש. שלב המיפוי חיוני כדי לזהות סיכונים ולאפשר טיפול ממוקד בכל נקודת תורפה. במסגרת זו גם נבחן האם יש מאגרים שחייבים רישום או דיווח לרשות והאם מתבצעות העברות מידע לחו”ל.
- נהלים ופרוטוקולים פנימיים – גיבוש נהלי עבודה כתובים בנושאי אבטחת מידע והגנת פרטיות. למשל: נוהל אבטחת מידע (כמתחייב בתקנות) הקובע מי אחראי לכל מערכת, כיצד מנהלים סיסמאות, איך מטפלים באירוע אבטחה; נוהל מימוש זכויות לקוחות (כיצד לקבל ולתעד בקשות עיון/תיקון ומי מטפל); נוהל שמירת מידע ומחיקתו (מדיניות כמה זמן שומרים מסמכים, מתי להשמיד חומר ארכיוני המכיל מידע אישי); נוהל העברת מידע לגורם חיצוני (מתי מותר ומה התנאים). נהלים אלה אינם רק “ניירת” – הם יוצרים מסגרת פעולה ברורה לעובדים ומפחיתים טעויות. לאחר כתיבתם, יש להטמיע אותם בפועל ולעדכן מעת לעת. עדכון נהלים והיערכות לאור התיקונים האחרונים בחוק (כגון מינוי אחראי פרטיות בארגון אם נדרש) הוא צעד הכרחי בהתאמות ל-2025.
- חוזים והסכמי סודיות – סקירה ועדכון של חוזי ההתקשרות שלכם תחת עין רגולציית הפרטיות. זה מתחיל בחוזה ההתקשרות עם הלקוח: רצוי להוסיף סעיף בנושא הגנת מידע, שבו הלקוח מאשר למשרד לעבד את פרטיו למטרות השירות, מצהיר שכל מידע שיימסר מעובד לפי חוק ומתחייב לשתף פעולה בהגנת פרטיות (למשל, למסור רק מידע נחוץ). ממשיך בחוזי העסקה של עובדים: לוודא שכל עובד חותם על התחייבות לשמירת סודיות מידע לקוחות גם אחרי עזיבתו, ולהוסיף הוראות לגבי שימוש במידע לצורכי העבודה בלבד. וכאמור, כולל הסכמים עם ספקי תוכנה, IT, ענן וכל נותן שירות חיצוני – שבהם מכניסים נספח הגנת פרטיות כמפורט לעיל. משרד עורכי דין מומחה יסייע לכם לנסח ולהטמיע את ההגנות החוזיות הנדרשות, כך שהמשרד יהיה מוגן גם בחזית זו.
- הדרכות עובדים ותרבות פרטיות – עורך הדין יוכל לערוך הכשרות ייעודיות לצוות המשרד בנושאי הפרטיות, בהתאמה לעסק שלכם. ההדרכות יכללו הסברת החוק באופן פרקטי, דוגמאות מהשטח (מקרים שאירעו במשרדים אחרים), סימולציות של תרחישי דלף מידע ודיון כיצד למנוע אותם, והיכרות עם הנהלים החדשים שהוגדרו. מעבר להכשרות פורמליות, חשוב לטפח “תרבות פרטיות” – למשל למנות “נאמן פרטיות” פנימי מבין העובדים שירכז פניות ושאלות, לתת תזכורות תקופתיות באימייל על כללי DO & DON’T, ולעודד עובדים להתריע מיידית במקרה שארעה תקלה (בלי חשש “לחטוף על הראש”). עובד מודע הוא קו ההגנה הראשון של הארגון.
- דיווחים, בקרה ושיפור מתמיד – במסגרת הליווי המשפטי תקבלו גם הנחיה לגבי חובות דיווח שונות. כך למשל, אם אתם נדרשים כעת לדווח על מאגר מידע חדש לרשות – עורך הדין יוודא שהדיווח מוגש כהלכה (לאחר תיקון 13, ייתכן שתידרשו להודיע לרשות על מאגרים במקום לרשום אותם). במקרה של אירוע אבטחה חמור, ידריכו אתכם האם חלה חובת דיווח לרשות להגנת הפרטיות או ללקוחות, ואיך לבצע זאת כדי לצמצם חשיפה. בנוסף, חלק משירותי הליווי הם ביקורות תקופתיות – בדיקת פערים חוזרת אחת לשנה למשל, לוודא שהנהלים מיושמים, שהעובדים מקפידים ושלא צצו מוקדי סיכון חדשים. עולם הפרטיות מתעדכן תדיר, ולכן גם לאחר ההשקה הראשונית של תוכנית הציות, צריך “להישאר עם אצבע על הדופק”. משרד מומחה יסייע לכם להתעדכן בהנחיות חדשות של הרגולטור, בפסיקות תקדימיות, ובטכנולוגיות חדשות להגנת הפרטיות, כדי לשפר כל הזמן את מערך ההגנה.
הליווי המשפטי הוא למעשה השקעה מניעתית: הוא גם מקטין סיכוי לאירועי דלף, קנסות ותביעות, וגם יוצר לכם תיעוד שהקפדתם על ציות (מה שיכול לסייע בהפחתת אחריות אם בכל זאת קרה משהו). משרד דורון, טיקוצקי ושות’ מתמחה בליווי משפטי למשרדים ולעסקים בנושאי פרטיות, דיני אינטרנט ומאגרי מידע. אנו מעניקים ייעוץ פרקטי וייצוג משפטי מול הרשות להגנת הפרטיות ובתי המשפט, לרבות סקרי פערים, הכנת מדיניות ונהלי פרטיות, ליווי ברישום וניהול מאגרי מידע, הדרכת עובדים ועריכת הסכמים – כדי להבטיח שהמשרד שלכם יפעל כחוק ויימנע מקנסות ותביעות.
סיכום – פרטיות כערך מוסף וקריאה לפעולה
בשורה התחתונה, ציות לחוק הגנת הפרטיות הוא לא רק חובה משפטית אלא גם יתרון עסקי. משרד ראיית חשבון שמגן על פרטיות לקוחותיו מגן בכך גם על עצמו – הוא מצמצם סיכונים, מחזק את האמון מול הלקוחות, וניצב בחזית העמידה בסטנדרטים מקצועיים בענף. בעולם בו כל תקלה עלולה להפוך לכותרת, מוטב להשקיע עכשיו במניעה ועמידה ברגולציה, מאשר “לכבות שריפות” יקרות ומביכות אחר כך.
אם אינכם בטוחים היכן להתחיל, אנו מזמינים אתכם לפנות למשרד דורון, טיקוצקי ושות’. כמשרד מוביל בתחום רגולציית הפרטיות, נלווה אתכם יד ביד בהתאמת משרדכם לדרישות החוק – מבחינת טכנולוגיה, משפט וניהול. צוות המומחים שלנו כבר סייע לעסקים ומשרדי מקצוע חופשיים רבים, ואנו מכירים היטב את האתגרים הייחודיים של משרדי רואי חשבון. יחד נבצע מיפוי, נגבש נהלים, נחזק חוזים, נדריך את העובדים ונכין את הארגון לכל תרחיש – כך שתוכלו להתמקד בעבודתכם המקצועית בראש שקט. שמירה על פרטיות הלקוחות היא שמירה על עתיד המשרד שלכם. צרו איתנו קשר לייעוץ ראשוני, ונשמח לסייע לכם לעמוד בכל דרישות החוק בביטחון מלא.
לעמוד מידע נוסף ויצירת קשר: משרד דורון, טיקוצקי ושות’ – מומחים לציות חוק הגנת הפרטיות . אנו עומדים לרשותכם בכל שאלה והתלבטות, ומוכנים להפוך את דרישות הפרטיות מנטל רגולטורי ליתרון שהמשרד שלכם גאה בו.
בטוחים בהגנת הפרטיות – ובונים אמון לאורך זמן!
משרד דורון, טיקוצקי ושות’ מספק ליווי משפטי מקצועי למשרדי ראיית חשבון בתחום הגנת הפרטיות: מיפוי מידע, נהלים, חוזים, הדרכות עובדים ובקרה שוטפת – כדי שתפעלו כחוק ותשמרו על אמון הלקוחות.
חיפוש
סגור
